Học cách tổ chức khai trương hiệu quả không chỉ là lời cam kết cho quy trình tổ chức chuyên nghiệp. Tối ưu hiệu ứng truyền thông Marketing. Thậm chí còn giúp bạn tiết kiệm nhiều phần chi phí. Để buổi lễ khai trương diễn ra thành công và tiết kiệm chi phí, dưới đây là quy trình 9 bước bạn không thể bỏ qua:
1. Lập kế hoạch
Bắt đầu lập kế hoạch từ sớm để bạn có nhiều thời gian và năng suất chuẩn bị tốt hơn. Bản kế hoạch sẽ phải hoạch định sơ khai các hạng mục đầy đủ: ngân sách, địa điểm, thời gian, quy trình tổ chức gồm những hạng mục nào, tiêu chuẩn chọn lựa nhà tổ chức dịch vụ, v.v.
2. Xác định mục tiêu rő ràng
Tổ chức sự kiện không chỉ là hoạt động đánh dấu sự kiện mừng khai trương của cửa hàng. Còn là dịp để doanh nghiệp PR hiệu quả các thông điệp đến khách hàng tiềm năng. Vì thế mà chúng cần nhận được sự quan tâm thiết thực.
Các mục tiêu sẽ là dấu mốc quan trọng đánh giá hiệu quả truyền thông sau khi buổi lễ khai trương diễn ra. Điều này giúp bạn tập trung vào những gì thực sự quan trọng và tránh chi tiêu không cần thiết sau khi nắm bắt vững vàng tâm lý khách hàng.
3. Lập kế hoạch các hoạt động trong sự kiện chi tiết
Chúng ta đã nói về tầm quan trọng của việc lập kế hoạch tổng quan. Ở nội dung này, chúng tôi muốn bạn có cái nhìn sâu sắc hơn về các hoạt động sẽ được triển khai trong quy trình tổ chức khai trương. Chỉ khi mạch tổ chức sự kiện diễn ra trơn tru, sự chuyên nghiệp và hiệu ứng truyền thông tích cực mới được thị trường ghi nhận.
Một số hoạt động quan trọng trong sự kiện khai trương như:
- Thiết kế sân khấu
- Thiết kế âm thanh, ánh sáng
- Thiết kế hội trường
- Mời đón tiếp khách mời
- Tuyên bố khai trương
- Cắt băng khánh thành
- Bắn kim tuyến
- Múa lân hoạt náo
- Văn nghệ
- Chương trình xúc tiến
- Giao lưu cùng khách hàng tiềm năng
4. Truyền thông xã hội ngay trước khi sự kiện diễn ra
Tận dụng sức mạnh các công cụ truyền thông xã hội để tiết kiệm chi phí quảng cáo trước cả khi sự kiện diễn ra. Trên thực tế, nhiều gói dịch vụ tổ chức khai trương khai thác hiệu quả từ hoạt động Marketing Offline rất tốt. Chẳng hạn như: phát tờ rơi trong phạm vi bán kính phù hợp với tính chất nhiều ngành hàng.
Bên cạnh đó, website hay các kênh mạng xã hội để truyền thông về sự kiện sắp diễn ra là cách quảng bá thương hiệu một cách hiệu quả.
5. Xác định thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện
Thời gian và địa điểm là một trong những lý do quan trọng thu hút thêm nhiều sự quan tâm. Thiết kế không gian theo phong cách riêng, có concept cố định và sáng tạo, tạo hiệu ứng tốt và phù hợp với giá trị nhận thức thương hiệu.
6. Tìm kiếm giải pháp âm thanh và ánh sáng
Âm thanh và ánh sáng là hai tiêu chuẩn quyết định sự kiện có thu hút và giữ chân người tham gia đến với sự kiện. Lưu ý, tính chất mỗi sự kiện khác nhau. Cách lựa chọn âm thanh và ánh sáng cũng chịu tác động từ những yếu tố riêng biệt.
7. Chuẩn bị kỹ lưỡng các hoạt động tương tác
Để tạo sự tham gia của khách hàng, cửa hàng nên chú trọng thêm đến các hoạt động nhằm cho khách cửa hàng tương tác với khách hàng. Ví dụ như: giao lưu trò chơi, quà tặng, khuyến mãi hay các cuộc thi.
Điều này không chỉ tạo niềm vui cho khách hàng, mà còn giúp bạn lôi kéo thêm nhiều khách hàng với mức chi phí thấp hơn nhiều so với các hình thức quảng cáo khác.
8. Thuê MC và PG chuyên nghiệp
Đảm bảo một kế hoạch tiếp đón khách hàng chuyên nghiệp, duyên dáng và tốt nhất. Tạo dựng ấn tượng tích cực và khách hàng có thể truyền đi thông điệp về sự chuyên nghiệp và nghiêm túc của bạn trên thị trường kinh doanh.
>>> Xem thêm: Dịch vụ khai trương spa trọn gói Uy tín
9. Thu thập và Xử lý phản hồi sau sự kiện
Một trong những quy trình bị bỏ sót nhiều đó là không thu thập và xử lý phản hồi từ khách hàng. Thật đáng tiếc, khi không ít cửa hàng đã bỏ lỡ điều kiện để đến gần hơn với khách hàng.
Sau khi sự kiện kết thúc, quá trình thu thập và xử lý các phản hồi từ khách hàng nên được diễn ra. Chúng để bạn thấu hiểu và cải thiện mình cho chất lượng sản phẩm dịch vụ phù hợp nhằm xâm nhập thị trường hiệu quả. Từ đó, tăng cường hiệu quả và tiết kiệm chi phí về Marketing trong tương lai.
Cách tổ chức sự kiện thành công và tiết kiệm đòi hỏi nhiều nỗ lực từ chi phí, sự sáng tạo đến tính kỷ luật và nghiêm túc trong quá trình thực thi. Hy vọng những chia sẻ trên của chúng tôi sẽ hữu ích để bạn ứng dụng vào thực tiễn.
